“BOX管理”で業務改善


こんにちは!
在宅広報部、ブログ担当の瀧尾です。

突然ですが、上の写真は何だと思われますか?
どこかの事務所?何か書類が入っているけど・・。

そうです、これは日本ツクリダスの事務所の中心にドカンと存在感たっぷりに置かれている、書類入れです。それぞれにテープで文字が記され、分かりやすく収納されているようですね。
取材したところによると、こちらは『BOX管理』と呼ばれる日本ツクリダスオリジナルの書類管理法だそうで、この管理法には知られざる工夫とたくさんのメリットがあるようです。それはどんなものなのでしょうか。今回はBOX管理について紹介させてもらおうと思います。



BOX管理とは?

聞くところによると、『BOX管理』という呼び方は角野社長が命名されたそうで、書類が手渡しで回ることの多い製造業(特に中小企業)では珍しい管理方法ではないか、とのお話でした。

BOX管理を一言で言うと、事務処理の仕事の見える化です。これにより、多くのメリットがあります。今や日本ツクリダスの仕事の流れを司る動脈のような存在です。

では、まず取材で伺った『BOX管理』の簡単な流れからご紹介します。
例えば営業さんが受注を受けたら、書類を決まった箱(BOX)に入れておきます。すると事務員さんがその書類を取りにきて受注の処理をします。処理が終われば、次の工程の箱に入れておけば、次の担当者(現場など)が取りにきてそれぞれ作業や処理をする、という流れです。

もし先ほどの事務員さんが、書類を持って行ったものの「受注処理ができなかった・・」という場合、元の箱に入れておけば他の事務員さんが取りにきて処理してくれるので、引継ぎなどは必要なくなる、という嬉しいメリットも伺いました。時間の効率化にもつながりそうですね。

また、手渡しで書類を管理していると「作業中などに受け取った書類を置きっぱなしにしてしまった」「大事な書類がどこかに紛れてしまった」ということがあるかもしれません。実は以前私が勤めていた会社でも、少なからずそういったことがありました。
BOX管理のように工程ごとに書類の決められた場所があると、もし「書類が見当たらない」というようなことがあっても、探す場所が限定されるので見つけやすくなりそうです。


スタッフの声

実際に日本ツクリダスで働いている事務員さんに『BOX管理』について伺ったところ、
「それぞれの役割が決められているので、作業しやすい」
「現在事務スタッフは3人いますが、BOXがあることで仕事を共有しやすい」
「引継ぎが少なくなる」
というお話をいただき、多くのメリットを感じて業務に取り組んでおられるようでした。

角野社長のお話によると、「BOX管理の概念は、書類を“渡す”ではなく、“取りに行く”です。」ということで、その“取りに行く”場所も一ヵ所にまとめられているので、製造業に関する知識がない、また新しいスタッフが加入したときなど、理解しやすく業務に取り組みやすい仕組みだなと感じました。

家庭でもBOX管理

角野社長から「BOX管理は家でも使えるね。」というお話をいただきました。
我が家は子供が3人いるので、学校や幼稚園からもらってくるプリントや連絡帳の確認など、毎日のこととはいえ、恥ずかしながらつい忘れてしまったり、無くしてしまったりすることがあります。そんなとき、例えば“お母さんが確認するBOX”“子供が確認するBOX”を作っておけば、「今月の予定表、誰がなくしたの?」なんてことなくなるかもしれません。「我が家でもBOX管理を導入しよう!」と、取材をしながら心に誓いました。


また先ほど、製造業ではこのような書類管理方法は珍しいかもしれない、とお話しましたが、「病院では、BOX管理のような仕組みで管理されているよ」と伺い、「たしかにそうだ」と感じました。
患者さんが診察券を出すと、受付スタッフがカルテ(書類)を診察する順に医師に回す。診察が終わったら医師から看護師さん、受付スタッフ、会計スタッフ、と、それぞれの役割で間違いなくカルテが回っています。やるべきことが終わると、次のカルテを決められた場所に“取りに行き”ますよね。まさにBOX管理です。

他にも探せばいろんな業種でこのような書類管理法が活用されているかもしれません。
意識してみるのもおもしろいのではないでしょうか。皆様もぜひ探してみてくださいね。


BOX管理は、会社見学に来てくださったお客様が「ぜひやってみたい」と言ってくださり、実際に導入してくださるお客様もいらっしゃるということで、悪い意味ではなく、わりとハードルの低い業務改善(しかし、効果は絶大)かもしれません。「やってみたいけど会社ではなかなか・・」という方は、私のように、家庭から・・など、身近なところからぜひBOX管理を取り入れてみてくださいね。なにか一つでもメリットを感じていただけるとうれしいです。

当社のお客様でもBOX管理



実際にBOX管理を導入してくださった、会社様の写真です。
こちらの会社様は、納期管理ソフトM:net(エムネット)の導入をきっかけに当社をご見学くださり、その際にBOX管理を導入してくださいました。
エムネットの導入事例などはHPでも紹介させてもらっていますので、ぜひご覧くださいね。
リンクはこちら→★

BOX管理については、お話を聞けば聞くほど奥が深そうで、今後も皆様に紹介させていただこうと思っています。お楽しみになさってくださいね。


日本ツクリダスでは、随時会社見学を受け付けています。
興味を持ってくださった方は、info@netkojo.jpまで、お問い合わせくださいね。
お待ちしています。

年末年始休業のご案内

誠に勝手ながら、弊社では12月30日(土)~1月4日(木)の6日間、
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